Эффективный тайм-менеджмент: 7 полезных навыков
1) Делегируй обязанности
Чтобы стать по-настоящему эффективной, передавай всю текучку подчиненным. Помощники для того и нужны, чтобы разгружать руководителя от решения мелких рабочих или бытовых задач.
Ольга Карди, продюсер, владелица онлайн-школы колористики:
«Передавайте домашние дела личным помощникам, а рабочие — различные таблицы/презентации — ассистентам или своим сотрудникам. Я стараюсь делегировать практически всё, что не приносит конкретно мне прибыль».
2) Составляй график
Всё, что ты планируешь — начиная от мелких дел, заканчивая глобальными задачами — фиксируй в удобном формате. Это может быть ежедневник, мобильное приложение, календарь в компьютере. Составляй план и инструкцию по выполнению графика.
Ольга Карди:
«Нашу команду очень выручает Гугл-календарь: у меня туда подключены все ассистенты и помощники, включая домработницу. Там прописаны и рабочие, и личные дела, чтобы я понимала, чем буду заниматься.
Важно планировать ключевые моменты с запасом плюс-минус 2 дня, а какие-то рабочие моменты прописывать даже на год вперед. Если это встречи — планируйте их за 2-3 недели, выступления — за месяц или два. Так вы сами увидите, как понемногу забивается ваш календарь. Если вы ведете личный блог, также выделяйте на него время в календаре: у меня профессия связана с Инстаграмом (Социальная сеть признана экстремистской и запрещена на территории Российской Федерации), и к себе в график я вношу даже сториз. Это только кажется, что всё делается быстро, а на деле может занять более двух-трех часов».
3) Используй приложения вместе с ассистентами или сотрудниками
Обязательно синхронизируй технику между собой, чтобы все данные были в совместном доступе у всех.
Фиоза Миндибаева, владелец бренда CHARMSTORE:
«На протяжении всего дня я постоянно на связи со своим ассистентом. Это незаменимый человек в моей команде, моя вторая рука. Для эффективной работы мы настроили совместный Гугл-календарь. Ассистент видит все задачи на день/неделю/месяц, что позволяет намного быстрее и структурированнее выполнять работу. Мы можем быстро организовать встречу, мероприятие, тот же обед, чтобы обсудить все насущные вопросы и задачи».
4) Позволяй себе расслабиться
Поскольку постоянно быть в тонусе тяжело, очень важно оставить себе свободные окна — личное время, когда можно расслабиться, заняться собой и просто отключить телефон. Так ты «перезагрузишься» и с новыми силами покоришь любые вершины.
Фиоза Миндибаева:
«Очень важно вовремя отдыхать, чтобы не устать в неподходящее время. Работать днем и ночью — это, конечно, звучит героически, но к продуктивности не имеет никакого отношения. Заботьтесь о себе и своем полноценном отдыхе: выясните, сколько времени вам нужно для хорошего сна, а сколько — для личного хобби или общения с близкими».
5) Расставляй приоритеты
Еще один важный лайфхак — система ценностей. У тебя должно быть четкое понимание приоритетности. Определяй самые важные дела на день и бросай на них все силы.
Ольга Карди:
«Для каждого из приоритетов я делаю такие пометки, "звездочки": например, если у ребенка утренник или день рождения, я передвигаю весь свой график. Для этого как раз нужны окошки, свободное время, чтобы я могла перенести на него рабочие процессы. Система приоритетов помогает делать выбор. Если бы ее не было, я бы сомневалась, путалась и переживала».
Екатерина Попова, директор по продукту и сервису технологической образовательной компании для предпринимателей Like Центр:
«Я распределяю каждую еженедельную/ежемесячную задачу по уровням сложности и важности: делю их по шкале от 1 до 5, где 5 — это самые приоритетные задачи. Так гораздо легче ориентироваться в большом потоке дел как руководителям, так и сотрудникам. Сначала решаешь задачи на 5ку, потом 4ку и так далее».
6) Узнай свои хронофаги
Хронофаги (или по-другому пожиратели времени) приводят к бесполезному использованию своего времени. Это могут занятия, которые не имеют результата, или люди, которые забирают на себя слишком много вашего продуктивного времени. Если ты узнаешь, что является твоим хронофагом, то сможешь эффективно бороться с этим фактором.
Екатерина Попова:
«Важно выявлять и вовремя минимизировать свое взаимодействие с хронофагами — к сожалению, ими могут быть и близкие, и коллеги. Да, отказываться от общения, безусловно, не стоит, но расставлять приоритеты можно, когда ты видишь глобальную цель. Переводить общение в продуктивность — реально».
7) Учись говорить «Нет»
Самая большая проблема заключается в том, что многие не умеют отказывать, когда их просят что-то сделать. Если у тебя есть понимание, что эта задача никак не поможет лично тебе или компании, или ты единственная, кто не сможет отказать, то нужно учиться говорить «нет».
Екатерина Попова:
«Чтобы быть высокоэффективным, нужно уметь понимать "зачем" я делаю то, что делаю. К этому же относится и умение делегирования задач: если вы понимаете, что конкретная задача уже никак не поможет вам в развитии собственных компетенций, то лучше отдать ее тому сотруднику, которому она принесет пользу в плане профессионального развития».